Selbständigkeit: Buchhaltung und Steuern

Wer sich selbständig macht, der kommt um eine gewisse Portion Bürokratie nicht herum. Allerdings sind die Hürden bei weitem nicht so groß, dass sie einen Grund darstellen, vor einer Selbständigkeit zurückzuschrecken. Wer seine Buchhaltung sorgfältig führt, benötigt dafür auch nicht viel Zeit und ist auf einen Steuerberater deshalb nicht angewiesen.

Welche Steuern werden fällig?

Welche Steuern man als Selbständiger zahlen muss, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Zuerst einmal muss man mit dem Finanzamt abklären, ob man als Freiberufler oder als Gewerbetreibender gilt. Gewerbetreibende müssen nämlich noch eine zusätzliche Gewerbesteuer zahlen, während Freiberufler lediglich Einkommensteuer zahlen müssen. Wie hoch die Gewerbesteuer ist, hängt von der jeweiligen Stadt ab, da sie nicht ans Finanzamt, sondern an die Gemeinde abgeführt wird. Unter Umständen kann es sich also lohnen, sein Gewerbe in einer benachbarten Stadt mit weniger Steuern anzumelden.

Um die Einkommensteuer hingegen kommt niemand herum, der selbständig ist. Sobald man mehr als 8.004 Euro im Jahr verdient (und das sollte man, wenn man selbständig ist), wird die Steuer fällig. Anders als bei der Lohnsteuer wird nicht in Klassen unterteilt; man zahlt immer denselben Steuersatz von etwa 30 Prozent. Wer Ehegattensplitting macht, sollte hier vorsichtig sein. Gerade wenn der Ehegatte mit Lohnsteuer in eine günstige Klasse geht, kann es am Jahresende zu hohen Nachzahlungen kommen.

Als drittes gibt es noch die Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer in Höhe von 7 oder 19 Prozent, die man unter bestimmten Umständen erheben muss. Die Mehrwertsteuer wird auf den eigentlichen Rechnungsbetrag aufgeschlagen, einzeln ausgewiesen und direkt an das Finanzamt überwiesen. Die Mehrwertsteuer ist also weder ein Einkommen, noch muss man sie selbst bezahlen. Da der Kunde die Steuer auf der Rechnung hat, ist im Endeffekt auch er derjenige, der die Steuer bezahlen muss.
Der Umgang mit der Mehrwertsteuer ist kompliziert, da es hierzu eigene Regelungen gibt. Der Einfachheit halber sollte man als Existenzgründer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Bei ihr kann man auf eine Erhebung der Mehrwertsteuer verzichten und damit die Bürokratie im eigenen Unternehmen erheblich einschränken. Die Regelung gilt allerdings nur solange, wie man weniger als 17.500 Euro im Vorjahr verdient hat. Sobald man diese Grenze überschritten hat, muss die Mehrwertsteuer ab dem nächsten 1.1. erhoben werden. Wer während des laufenden Geschäftsjahres sogar die 50.000 Euro Marke überschreitet, muss die Steuer ab sofort ausweisen und an das Finanzamt abführen.

Wann und wo muss man bezahlen? Und wie viel überhaupt?

Die Berechnung der Steuer ist etwas kompliziert, darum sollte man sie dem Finanzamt überlassen. Mit Beginn der Selbständigkeit sollte man eine Kalkulation der erwarteten, monatlichen Einnahmen anstellen und das Finanzamt um einen sogenannten Vorausbescheid bitten. An Hand der gemachten Angaben errechnet das Finanzamt dann, wie viele Steuern man pro Monat, pro Quartal oder pro Jahr bezahlen muss. Wann genau man zahlt, ist übrigens vom Einkommen abhängig. Wer nur so gerade die 8.000 Euro im Jahr überschreitet, der zahlt einmal jährlich. Wer durchschnittlich verdient, zahlt einmal im Quartal. Wer mehr als 4.000 Euro verdient, zahlt jeden Monat. Gerade wenn man nicht monatlich zahlt, sollte man sich also unbedingt einen Teil des Einkommens für die Steuern zur Seite legen, damit man die Quartals- oder Jahressumme auch pünktlich bezahlen kann.

Ähnlich verhält es sich auch mit der Mehrwertsteuer und Gewerbesteuer. Sobald ersichtlich ist, dass man diese Steuern zahlen muss, sollte man sich mit den Ämtern in Verbindung setzen und über die Höhe der Summe und die Zahlungsmodalitäten sprechen. Natürlich kann man auch einfach den regulären Steuerbescheid abwarten. Allerdings ist der dann in der Regel mit hohen Nachzahlungen verbunden. Und auch das Geld muss man erst einmal haben. Viele Selbständige verschulden sich schon in den ersten Jahren sehr hoch, weil sie kein Geld für die Steuern zurückgelegt haben. Am besten legt man sich deshalb ein extra Konto an, auf dem jeden Monat die Steuern zurückgelegt werden.

Steuern sparen

Natürlich kann man als Selbständiger auch einiges an Steuern sparen. Fachbücher, Arbeitsmittel, Versicherungen, Werbegeschenke, Dienstreisen und, und, und – man kann so ziemlich alles von der Steuer absetzen, so dass man mit ein wenig Glück noch ein bisschen Geld nach der Steuererklärung zurück bekommt. Manche Menschen neigen allerdings dazu, möglichst viel Geld auszugeben, um damit Steuern zu sparen. Man sollte hier aber berücksichtigen, dass ein Computer für 1000 Euro immer noch 1000 Euro kostet und man damit lediglich 300 Euro an Steuern sparen kann. Das ist zwar auch ein hübscher Batzen, aber trotzdem hat man ja noch 700 Euro ausgegeben. Man sollte daher nur Arbeitsmittel und Co. kaufen, wenn man sie auch wirklich braucht.

Was man im Detail absetzen kann, kommt auf den Beruf an. Informatiker können zum Beispiel neben Fachliteratur und Arbeitsmitteln praktisch alles absetzen, was in irgendeiner Form mit Technik zu tun hat. Autoren hingegen können gerade im Bereich Bücher viel absetzen. Im Zweifelsfall sollte man auch hier beim Finanzamt fragen, was genau man absetzen kann. Alternativ kann man auch einfach sein Glück versuchen und alles in der Steuererklärung eintragen. Im schlimmsten Fall streicht das Finanzamt die entsprechenden Posten einfach.

Und wenn man mal nicht zahlen kann?

Es heißt immer, Finanzämter kennen kein Pardon. Und ich glaube, das stimmt so weit auch. Wer seine Steuern nicht pünktlich bezahlt, dem flattert schon ein paar Tage später die Mahnung ins Haus. Das Finanzamt hat große Macht und kann ohne Probleme das Konto, das Auto oder das Haus pfänden, wenn man nicht zahlt. Es gibt praktisch keine Institution, bei der Schulden gefährlicher sind. Deshalb sollte man unbedingt immer pünktlich zahlen. Trotzdem kann es natürlich vorkommen, dass man seine Steuern nicht zahlen kann. Zum Beispiel, weil ein Kunde seine Rechnungen nicht beglichen hat. In diesem Fall hilft es in der Regel, mit einem Sachbearbeiter vom Finanzamt zu reden. Häufig kann die Steuerschuld dann um ein paar Wochen gestundet oder eine Ratenzahlung vereinbart werden.

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass das hier meine ganz persönlichen Erfahrungen sind. Ich bin weder Steuerberater noch Anwalt. Diese Erklärung erhebt also keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit. Im Zweifelsfall fragt bitte euren Steuerberater oder das Finanzamt.